Przygotowanie ślubu to niemałe wyzwanie organizacyjne.
W takim natłoku zadań łatwo ulec pokusie pominięcia formalności, m.in. we współpracy z fotografem. Tymczasem to właśnie umowa jest dokumentem, który zagwarantuje Wam, że ustalony wcześniej zakres usług zostanie zrealizowany i że w dniu ślubu lub przy odbiorze zdjęć nie czekają Was przykre niespodzianki. Podpowiadamy, jakie elementy powinna zawierać umowa, żeby chronić Wasze interesy, pozostawić jak najmniej niedomówień i zagwarantować bezproblemową współpracę.
Wykonawca zdjęć – upewnijcie się, że w umowie fotograf ślubny wykonujący Wasze zdjęcia zostanie wymieniony z imienia i nazwiska. Większe firmy świadczące usługi fotograficzne niejednokrotnie zatrudniają kilku fotografów, którzy reprezentują różne style i jakość zdjęć. Dlatego upewnijcie się, że w umowie jako wykonawca będzie figurować ten fotograf, którego portfolio faktycznie najbardziej Wam odpowiada. W tej części umowy powinna również znaleźć się informacja czy w ramach wybranego pakietu otrzymacie obsługę jednego czy może dwóch fotografów.
Zakres usług – umowa powinna również precyzować, co otrzymacie w ramach współpracy. Dokładnie rozpisane elementy wybranego przez Was pakietu, godziny w jakich fotograf będzie do Waszej dyspozycji czy liczba zdjęć, którą otrzymacie w efekcie współpracy – to wszystko powinno zostać dokładnie zapisane w dokumencie.
Forma i termin przekazania materiału – w jakim terminie od daty ślubu otrzymacie gotowe zdjęcia i w jakiej postaci – te informacje również muszą znaleźć się w umowie. Dziś podstawową formą przekazania materiału zdjęciowego jest format elektroniczny, ale jeśli interesują Was również papierowe odbitki, drukowane foto albumy czy inne foto produkty, zadbajcie o odpowiedni zapis.
Zawrzyj umowę aby mieć pewność
Czas i miejsce – umieszczenie w umowie daty realizacji zdjęć ślubnych jest podstawą wszelkich ustaleń. Warto jednak doprecyzować dalsze szczegóły. Dlatego należy na piśmie określić miejsce i godzinę fotoreportażu z przygotowań czy błogosławieństwa, adres i godzinę ceremonii ślubu czy dokładne miejsce przyjęcia weselnego. Dzięki temu, w umowie znajdą się wszystkie informacje organizacyjne niezbędne fotografowi, by w dniu ślubu znalazł się w odpowiednim czasie w odpowiednim miejscu.
Wynagrodzenie – choć dla większości narzeczonych to część najmniej przyjemna, pamiętajcie, by umowa nie pozostawiała wątpliwości co do wysokości wynagrodzenia, zaliczki bądź zadatku i terminów płatności. Zadbajcie też o zapis informujący czy wynagrodzenie zawiera koszty dojazdu fotografa na miejsce realizacji zdjęć.
Posiłki i nocleg – umowa z fotografem określa również zobowiązania narzeczonych wobec fotografa, dlatego powinna precyzować, czy Waszym zadaniem będzie zorganizowanie dla niego dodatkowego tzw. weselnego „talerzyka”, czy w przypadku wesel poza miastem, również noclegu.
Uprawnienia – w umowie z fotografem ślubnym warto też zawrzeć zapis potwierdzający, że ten ukończył przygotowanie liturgiczne w zakresie fotografowania w czasie uroczystości religijnych i dysponuje odpowiednimi uprawnieniami do realizacji zdjęć w kościele. Posiadanie takiego dokumentu przez fotografa jest wymagane przez wielu księży, a jego brak, w ekstremalnych przypadkach, może skutkować nawet niedopuszczeniem fotografa do wykonywania zdjęć podczas ceremonii w kościele.
